W Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Żorach prowadzone są Rejestry Dokumentacji Archiwalnej.
Udostępnianie dokumentacji archiwalnej
- Przeszukiwania akt w archiwum dokonuje wyłącznie pracownik archiwum zakładowego. Upoważniony do korzystania z akt kwituje udostępnienie lub wypożyczenie akt w prowadzonej ewidencji.
Korzystanie z akt na miejscu w archiwum możliwe jest tylko i wyłącznie w obecności pracownika archiwum.
Korzystający z archiwum ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w terminie.
W przypadku nie zwrócenia akt w wyznaczonym terminie, pracownik archiwum upomina się o ich zwrot, a po bezskutecznym upomnieniu, zawiadamia o tym kierownika działu Administracyjno-Socjalnego.
W przypadku zaginięcia lub uszkodzenia akt, pracownik archiwum sporządza protokół w dwóch egzemplarzach, który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik. Jeden egzemplarz włącza się w miejsce zagubionych akt lub dołącza się do uszkodzonych akt, drugi przechowuje w teczce archiwum zakładowego.
Kierownik komórki organizacyjnej, z której pochodzą zagubione lub uszkodzone akta, przeprowadza dochodzenie wyjaśniające, w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.
- Udostępnianie akt z archiwum zakładowego osobom trzecim:
- do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody Dyrektora MOSiR Żory lub osoby przez niego upoważnionej,
- poza siedzibą jednostki wymaga pisemnej zgody Dyrektora MOSiR Żory oraz pozostawienia w MOSiR potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.
- Do udostępnienia prasie materiałów archiwalnych upoważniony jest jedynie Dyrektor MOSiR Żory lub jego Zastępca, który powinien udostępnić prasie dane liczbowe, informacje statystyczne i inne materiały jawne.
Udostępnienie tych materiałów powinno odbywać się w czasie pobytu przedstawicieli prasy, radia czy telewizji. Weryfikacja danych powszechnie dostępnych może nastąpić w drodze telefonicznej. Korzystający z materiałów winien przedtem okazać legitymację służbową.